Oprogramowanie narzędziowe jest to specjalistyczny program użytkowy którego zadaniem jest praca na określonych zbiorach. Ten typ oprogramowania największe zastosowanie znajduje w arkuszach kalkulacyjnych, tworzeniu grafiki oraz tekstów. Pamięć komputera przechowywana jest na twardym dysku ale nawet tutaj może dojść do awarii i co za tym idzie utraty pliku aby się tego uniknąć można sięgnąć po specjalny program o nazwie scandisk dzięki niemu możemy nie tylko sprawdzać powierzchnie nośników danych ale też dokonać wnikliwej analizy dotyczącej ewentualnych błędów oraz ich naprawy. wystarczy jedynie wydać odpowiednią komendę aby program dokonał rekonstrukcji danych. Aby ułatwić sobie prace z programem scandisk możemy też zaznaczyć opcje automatycznego naprawiania błędów dzięki czemu program sam dokona ich modyfikacji i odzyska cenne pliki. Aby nasze pliki nie uległy zniszczeniu lub skasowaniu można też dokonywać archiwizacji danych jest to czynność polegająca na kopiowaniu danych. Za pośrednictwem archiwizacji dane zachowane są tak by zajmowały na nośniku jak najmniejsza powierzchnie. Zniszczenie danych najczęściej ma miejsce w wyniku nie uwagi czyli przypadkowego usunięcia ich, bardzo często wina leżeć może też po stronie komputera kiedy występuje błąd w jego pracy. Najbardziej trafnym zabezpieczeniem jest w tym wypadku tworzenie kopii lub wykorzystanie programu o nazwie backup. Dzięki niemu mamy pewność iż każda zapisana wcześniej informacja zapisana jest w formie zadania które można swobodnie wywołać lub nawet skasować. Program ten jest bardzo prosty w wykonaniu ponieważ w praktyce wystarczy tylko kliknąć właściwy kreator, wybrać pliki do zapamiętania i na tym kończy się nasza praca. Można także zdecydować się na wykonanie kopii dla bezpieczeństwa nosi ona nazwę backupu. Kolejnym dobrym pomysłem na zachowanie danych jest program Windows 95 o nazwie drive space program ten jest bardzo specyficzny ponieważ pozwala zwiększać pojemność dysku o nawet sto procent. Dzięki niemu nie musimy już pakować poszczególnych plików tylko możemy dokonywać ich kompresji. Po przeprowadzeniu jej w systemie dojdzie do pojawienia się zupełnie nowego napędu który będzie widoczny również w eksploratorze. Co bardo ważne pojemność naszego dysku będzie zależała od tego jak wiele plików znajdzie się na dysku skompresowanym. Im będzie ich mniejsza liczba tym jego pojemność będzie większa, dlatego też dla zabezpieczenia naszego dysku powinniśmy przenieść z niego wszystkie większe pliki na dyskietki i następnie je skopiować. Kompresja jest dość ważną metodą ponieważ pozwala na zmniejszanie objętości plików na dysku. Najczęściej stosowanym formatem kompresji jest zip obsługiwany przede wszystkim przez program win zip. Ogromne ilości danych co dziennie trafiają do naszego komputera mało kto na bieżąco je zgrywa lub przenosi a tym bardziej nie sprawdza pojemności pamięci może to prowadzić miedzy innymi do zawieszania się systemu a nawet utraty części naszych danych. Na szczęście dla użytkownika istnieje wiele programów dzięki którym może on pakować pliki, nazywane są one programami do pakowania lub pakerami. Ich zadaniem jest przede wszystkim pomniejszenie objętości plików przy jednoczesnym zachowaniu całości informacji na nich zapisanych.